Goed veiligheidsplan is voor elke evenementorganisator onmisbaar

LOCHEM - Dat je als organisator van een evenement anno 2022 op een heleboel dingen moet letten en alles heel goed moet regelen en vastleggen, wist Gerjan Vorkink wel. “Maar wanneer je al deze zaken in één keer krijgt voorgeschoteld, dan is dat best even schrikken”, zei de voorzitter het Keidagenbestuur. Vorkink was woensdagavond een van de ongeveer vijftig deelnemers aan de ‘Warming-up van het evenementenseizoen’ in de hal van het gemeentehuis.

Door Rudi Hofman

Bij deze ‘warming-up’ bleven zweetdruppels door een intensieve lichamelijke inspanning achterwege. Daarentegen was het goed voorstelbaar, dat in figuurlijke zin het zweet bij menigeen wél over de rug liep bij het aanhoren van de imposante hoeveelheid taken en verantwoordelijkheden voor evenementorganisatoren.

Het was Syan Schaap van het Event Safety Institute, die de zijn aandachtig luisterende gehoor hierop wees. Volgens Schaap zijn organisatoren meer dan ooit primair verantwoordelijk voor een goed en veilig verloop van hun evenement. Die verantwoordelijkheid geldt ook voor de vrijwilligers en de verkeersregelaars (vroeger zag de politie op laatstgenoemden toe).

Aansprakelijkheid
Elke evenementenorganisatie moet vooraf een inschatting maken van alle ‘redelijk voorzienbare risico’s’ en daar haar maatregelenpakket op afstemmen. Die maatregelen moet zij op papier ook goed onderbouwen (“leg duidelijk uit waarom je iets doet”). Doet zich binnen het afgebakende terrein een calamiteit voor en achteraf blijkt dat de organisatie flinke steken heeft laten vallen, dan kan dit qua aansprakelijkheid ernstige gevolgen hebben, gaf Schaap de zaal mee.

Als concreet voorbeeld noemde de expert het fatale ongeval in september 2014 met een monstertruck in Haaksbergen. Daar had de organisatie ervoor moeten zorgen dat de chauffeur op het pleintje veilig zijn trucs had kunnen uitvoeren. Dit bleek niet het geval en dus was de organisatie medeaansprakelijk, aldus Schaap.

Veiligheid
In het evenementenverhaal hebben gemeenten volgens de expert ook een belangrijke rol. “Bij de vergunningverlening dienen zij een veiligheids-kritische houding aan te nemen. Ze moeten steeds meer kennis van zaken hebben op het gebied van onder meer crowdmanagement, mobiliteit en beveiliging. Ik vind overigens dat een evenementorganisator zelf een zekere basiskennis op veiligheidsgebied moet hebben.”

De gemeente moet in het vergunningstraject aanvragen voor evenementen controleren op vier criteria: openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en bescherming van het milieu. Niet toevallig komen deze nadrukkelijk naar voren in het Veiligheidsplan dat alle organisatoren van evenementen van enige omvang moeten opstellen. Bert Jan van der Klis, een collega van Schaap, gaf tijdens de ‘warming-up’ een workshop ‘Hoe schrijf je een goed veiligheidsplan?’

Steeds professioneler
Gerjan Vorkink, voorzitter van Stichting Keidagen Events, vond de bijeenkomst zeer nuttig. “Het is leuk om andere organisatoren te ontmoeten en ervaringen te delen. We beseffen dat het steeds professioneler moet. Ik denk dat we als Keidagenbestuur met ons Veiligheidsplan op de goede weg zijn. Met de gemeente, de brandweer en de politie overleggen we telkens hoe we tot verbeteringen kunnen komen. Alles is beschreven, maar dat is nog wel iets anders dan daadwerkelijk uitvoeren.”

Het Keidagenbestuur kijkt er volgens Vorkink enorm naar uit om na drie jaar eindelijk weer een mooi feest te kunnen neerzetten. “We hopen dat iedereen hier net zo veel zin in heeft als wij.” Voor het evenement in Lochem, dat duurt van 25 tot en met 29 mei, komen naar verwachting zo’n tienduizend bezoekers af. De ticketverkoop voor de feestavonden in de tent op de Kleine Markt is afgelopen zaterdag begonnen.

De Keidagen Lochem zijn een groot evenement, maar het concert van Normaal op 26 mei op het Tractorpullingterrein is met 25.000 bezoekers volgens Monique Hazewinkel het grootste feest in de gemeente. Hazewinkel is Klantmanager Horeca en Evenementen én met haar collega Carla Groenendijk de organisator van de ‘warming-up’ in het gemeentehuis. Jaarlijks verstrekt de gemeente vergunningen voor ongeveer 250 evenementen.

Gezond verstand
Hazewinkel kijkt heel tevreden terug op de bijeenkomst. Zij begrijpt goed dat organisaties vinden dat er tegenwoordig erg veel van ze wordt gevraagd. “Maar het blijft ook gewoon een kwestie van je gezond verstand gebruiken en nuchter bekijken welke maatregelen je als organisatie moet treffen.”

Burgemeester Sebastiaan van ‘t Erve zei in zijn openingswoord blij te zijn dat er weer wat mag worden georganiseerd en dat dit in zijn gemeente ook veel gebeurt. Hierbij verdient het veiligheidsaspect in zijn ogen volop aandacht, vandaar dat tijdens de bijeenkomst op veiligheidsplannen werd ingezoomd.